Algemeen

Onze release Herfst 2022 bevat, zoals je dat van ons bent gewend, vele kleine(re) verbeteringen, maar dit keer ook een paar grotere wijzigingen en nieuwe functionaliteiten. Hieronder een opsomming van de belangrijkste verbeteringen:

1. Bevindingen

• De Engage Process Modeler is een ideaal instrument om in te zetten tijdens procesworkshops. Dit kan een workshop zijn t.b.v. het in kaart brengen van het huidige proces, maar ook voor het in kaart brengen van een gewenste situatie. Onze ervaring leert dat tijdens het in kaart brengen van de huidige situatie de deelnemers al veel verbeteringen identificeren.
• Onze module Teamboard kan op zijn beurt ideaal worden ingezet als procesverbeterbord. Met de komst van ‘Bevindingen’ is er nu een nog nauwere samenwerking tussen de Modeler en Teamboard gekomen. Je kan vanuit de Modeler bevindingen registreren en van deze bevindingen direct een ‘ticket’ creëren op een bord binnen Teamboard. Als de status van zo’n ticket in Teamboard wijzigt dan kan je dat ook terugvinden bij het procesdiagram in de Modeler.
  Zodoende houd je nog meer de focus op het inzichtelijk krijgen en verbeteren van het proces, waarbij je de status van de implementatie van de bevindingen bij het procesdiagram in de Modeler kunt bekijken.

2. Delen

Het delen van diagrammen (veelal procesdiagrammen) van de Modeler naar de Viewer (App) is uitgebreid met extra mogelijkheden, namelijk:

• Je kunt een expiratiedatum opgeven waarna het gedeelde diagram niet meer bekeken kan worden;
• Je kunt een overzicht bekijken van gedeelde diagrammen en met wie deze zijn gedeeld;
• Je kunt een diagram delen met personen die geen Engage Process gebruiker zijn binnen jouw omgeving;
• Je kunt eenvoudig Viewer-links versturen naar niet Engage Process gebruikers.

3. Goedkeuringsmodule

• Binnen ons Enterprise-abonnement bevindt zich een Goedkeuringsmodule. Je kan daarmee aangeven welke processen goedgekeurd dienen te worden en door wie, voordat het proces gepubliceerd kan/mag worden. Het is nu mogelijk om een groep van gebruikers als 'goedkeurders' van een proces aan te merken, waarbij je kan aangeven hoeveel personen binnen die groep minimaal goedgekeurd moeten hebben, alvorens het proces ter publicatie wordt aangeboden.
  
  Voorbeeld: een HR-proces wordt ter goedkeuring aangeboden en dient door minimaal twee medewerkers van de afdeling HR goedgekeurd te worden. Binnen de gebruikersgroep 'HR' bevinden zich vijf medewerkers, maar zodra twee van deze vijf medewerkers goedkeuring hebben gegeven, is het voldoende en wordt het proces ter publicatie aangeboden.

4. Single Sign-On (SSO) voor klanten met meer dan één domein

• Binnen ons Enterprise-abonnement bestaat de mogelijkheid om Single Sign-On te activeren. Dit houdt in het kort in dat gebruikers geen aparte gebruikersnaam en wachtwoord hebben om toegang te krijgen tot het Engage Process Platform. Dit wordt vanuit de Active Directory binnen jouw netwerk aangestuurd. Met de komst van deze nieuwe release kan SSO ook worden geactiveerd wanneer je meerdere domeinen hebt. Het maakt hierbij niet uit of de domeinen op dezelfde of op verschillende Azure Active Directory servers staan.

5. Single Sign-On (SSO) voor onderwijsinstellingen via SURFconext

• Onderwijsinstellingen maken veelal gebruik van de ICT-diensten van SURF. Voor klanten die hier gebruik van maken, kunnen we nu ook Single Sign-On activeren waarbij gebruik wordt gemaakt van een koppeling met SURFconext.

Modeler

• Wanneer een proces al is gepubliceerd dan bestaat de mogelijkheid om een proces automatisch te laten publiceren zonder tussenkomst van de Publisher-module, nadat dit proces is goedgekeurd.
• Binnen het veld ‘Aantekeningen’ kan nu ook een hyperlink worden aangemaakt.
• Bij het delen van procesdiagrammen en het opstellen van de verzendlijst reactiesnotificatie kunnen nu in één keer meerdere e-mailadressen worden opgegeven in plaats van 1-voor-1.
• Binnen het student-abonnement kunnen procesdiagrammen geëxporteerd worden naar de Engage Process bestandsformaten, zodat deze kunnen worden geïmporteerd in de docentenomgeving.
• Het veld ‘Eigenaar’ is verwijderd bij processtappen. Het veld komt nu alleen nog voor op procesniveau.
  
  

Viewer (App)

• Het is mogelijk om kruisverwijzingsrapportages te doen over gedeelde processen i.p.v. alleen de gepubliceerde processen.
• Getoonde teksten bij omschrijving, opmerkingen en aantekeningen zijn nu ook te selecteren, te kopiëren en te plakken in een andere applicatie.
  

Publisher

• Afbeeldingen die gebruikt worden op overzichten kunnen nu ook transparant worden gemaakt.
• Alle figuren die gebruikt kunnen worden op een overzicht kunnen een vaste aspect ratio hebben, zodat de vorm behouden blijft wanneer het figuur groter of kleiner wordt gemaakt. Vooral bij cirkels is dit gewenst.
• Het wijzigen van de volgorde van gekoppelde diagrammen en/of documenten aan een figuur is nu nog eenvoudiger te doen met “drag-and-drop”.
  
  

Teamboard

• Werkitems kunnen nu ook aan gedeelde processen worden gekoppeld i.p.v. alleen aan gepubliceerde processen.
• Het is mogelijk om een tekst te laten zien in een veld die aangeeft wat er in dit veld ingevuld moet worden. Het veld ‘Korte omschrijving’ kan wanneer deze nog niet is ingevuld de volgende tekst bevatten: “Vul hier een korte omschrijving in van de uit te voeren werkzaamheden”. Dit alles om de gebruiker nog meer op weg te helpen en te ondersteunen bij het correct gebruiken van de applicatie.
• Het formulier dat opent wanneer je op het potlood klikt bij een werkitem, bevat een tabel met daarin een overzicht van evt. gekoppelde taken. De kolommen van deze tabel zijn nu aan te passen.
  
  

Admin Center

• Binnen de iconenbibliotheek zijn iconen toegevoegd die meer inclusief zijn, dus meer diversiteit laten zien.
• Het was al mogelijk om tabelitems van tabel A naar tabel B te verplaatsen met behoud van de verwijzingen binnen hetzelfde tabeltype, maar nu is dit ook mogelijk tussen tabeltypes. De tabeltypes moeten wel minimaal dezelfde eigenschappen hebben.