Goedkeuringsmodule voor processen – Hoe werkt het?

• Engage Process lanceert in de Lente Release 2021 de nieuwe procesgoedkeuringsmodule die voor (geselecteerde) processen ingezet kan worden. Deze module is beschikbaar voor alle Enterprise-abonnementen. Uiteraard zijn de mogelijkheden van de rapportage-module binnen de Modeler en Viewer (app) uitgebreid, zodat eenvoudig overzichten gemaakt kunnen worden van de goedkeuringsstatus, de goedkeuringsdatum, wie heeft/moet goedkeuren, etc.
  
  De uitleg over het gebruik van deze module wordt nog uitgebreid voor je vastgelegd in de vorm van video's en white papers. Voor nu hebben we een document samengesteld waar we per module uitleggen hoe je ermee aan de slag kunt gaan. Klik hier voor het document.

Algemeen

• De standaardiconen voor de volgende processtappen zijn gewijzigd:
  • Positieve stop: de rode cirkel met een wit vierkantje erin is nu een groene cirkel met een wit vierkantje erin. Positief associëren we namelijk met groen en niet (meer) met rood.
  • Uitgang van een sub-proces/fase/service/proceskoppeling: de rode cirkel met een witte schuine pijl is nu een groene cirkel met een witte schuine pijl.
  • Proceskoppeling: de witte rechthoek met figuurtjes erin met rechtsboven wat schakelingen van een ketting is nu een witte cirkel met daarin groot wat schakelingen van een ketting. Dit maakt het feit dat het hier om een koppeling gaat duidelijker.
  • Mijlpaal: de “grafsteen” is nu een rood vlaggetje.

Let op!

• • Dit betekent dat alle processen er na de release iets anders uitzien. Dit geldt ook voor alle gedeelde en gepubliceerde processen.
  • In de iconenbalk op het tabblad ‘Start’ in de Modeler staan nu ook andere iconen.
  • Eigen gemaakt materiaal t.b.v. ondersteuning van de gebruikers dient wellicht te worden aangepast.

Wil je de huidige iconen blijven gebruiken?

Mocht je toch (tijdelijk) gebruik willen blijven maken van de “oude” iconen dan dien je de volgende stappen uit te voeren:

• • Open het Admin Center (admincenter.engageprocess.com);
  • Klik aan de linkerkant op ‘Iconenstijl’;
  • Maak een nieuwe stijl aan of wijzig de al bestaande stijl;
  • Klik op het icoon dat u wilt wijzigen en kies het “oude” icoon uit onze iconenbibliotheek;
  • Open de Modeler;
  • Open een project;
  • Druk op het tabblad ‘Start’ op de knop ‘Iconenstijl’ en selecteer uw eigen stijl (helemaal onderaan);
  • Herhaal dit voor alle projecten waarvoor je dit wilt.

Beveiliging

• De eisen die aan het wachtwoord voor een gebruiker gesteld worden, zijn aangescherpt. Een wachtwoord dient minimaal een hoofdletter, een kleine letter, een cijfer en een leesteken te bevatten.
• In het Admin Center kan nu bij ‘Beveiliging’ de minimale lengte van het wachtwoord worden ingesteld. De minimale lengte is 8 en de maximale lengte is 36 tekens.

Let op!

• De nieuwe eisen m.b.t. het wachtwoord geldt voor nieuw aangemaakte gebruikers en wanneer huidige gebruikers hun wachtwoord willen/moeten wijzigen.

Modeler

• De volgende standaard projectinstellingen zijn gewijzigd:
  • Zoomfactor: 80% (was 100%). Het betreft hier de standaardgrootte van de iconen;
  • Lettergrootte: 8 (was 10). Het betreft hier de standaardgrootte van de tekst binnen het proces, bijvoorbeeld de naam van de processtap. Sinds de vorige release kun je deze zaken zelf instellen/aanpassen per project.

Let op!

• • Dit betekent dat bij alle nieuwe processen deze nieuwe standaardinstellingen worden meegegeven.
  • Eigen gemaakt materiaal t.b.v. ondersteuning van de gebruikers dient wellicht te worden aangepast.

Wil je de huidige projectinstellingen blijven gebruiken?

Mocht je toch (tijdelijk) gebruik willen blijven maken van de huidige projectinstellingen dan dien je de volgende stappen uit te voeren:

• • Open een project in de Modeler;
  • Druk op ‘Bestand’ en kies vervolgens ‘Projectinstellingen’;
  • Klik op ‘Standaad lettertype’;
  • Vul uw huidige waarde weer in;
  • Herhaal dit eventueel voor andere projecten waar dit nodig is.
    
    
• Binnen het eigenschappenvenster, de eigenschappentabel en het mini-eigenschappenvenster staat het veld ‘Type’. Hierin staat de naam van de soort processtap, zoals: Keuze, Wachtmoment, Handmatig en eventueel zelf aangemaakte staptypes. De inhoud van het uitklapmenu is nu alfabetisch gesorteerd.
  
  
• Aangemaakte sjablonen in het Admin Center t.b.v. de inhoud van de velden ‘Omschrijving’ en ‘Opmerkingen’ worden bij deze velden nu alfabetisch getoond in het uitklapmenu.
  
  
• In het venster ‘Statistieken’ (te openen via het tabblad ‘Analyse’ en de knop ‘Statistieken’) zijn de volgorde en plaatsing van diverse gegevens aangepast om de leesbaarheid te vergroten.
  
  
• In de ‘Eigenschappentabel’ (te openen via het tabblad ‘Start’ en de knop ‘Eigenschappen’) is de tab-volgorde van alle tabbladen behalve het tabblad ‘Basiseigenschappen’ aangepast. Op de andere tabbladen wordt het veld ‘Naam’ niet meer meegenomen in de tab-volgorde om het invoeren/wijzigen van gegevens sneller en makkelijker te kunnen uitvoeren.
  
  
• Na het aanbieden van een proces ter publicatie in de Modeler verschijnt nu een bevestiging in beeld dat het proces daadwerkelijk is aangeboden. Voorheen kwam er geen melding en dat gaf onduidelijkheid of de actie wel was uitgevoerd.
  
  
• Op het tabblad ‘Samenwerken’ in de Modeler is de naam van de knop ‘Autorisatie’ aangepast naar ‘Map/diagram autorisatie’ om duidelijker het onderscheid te laten zien dat de knop ‘Project autorisatie’ is te gebruiken voor het inregelen van de autorisatie op projectniveau en de knop ‘Map/diagram autorisatie’ voor het inregelen van de autorisatie op de geselecteerde map of het geselecteerde diagram in het venster ‘Project’.

Let op!

• • Eigen gemaakt materiaal t.b.v. ondersteuning van de gebruikers dient wellicht te worden aangepast.

• In het laatste venster van de dialoog t.b.v. het genereren van een procesrapport in Word/PDF (via tabblad ‘Bestand’, de optie ‘Afdrukken / Rapportage’ en ‘Afdrukken rapport’) is de lay-out aangepast m.b.t. de titelbladinstellingen om het overzichtelijker te maken.

Let op!

• • Eigen gemaakt materiaal t.b.v. ondersteuning van de gebruikers dient wellicht te worden aangepast.

• Rapportages die m.b.v. de knop ‘Kruisverwijzingen’ op het tabblad ‘Rapportages’ gemaakt kunnen worden, kunnen nu ook over een selectie van processen worden gedaan i.p.v. per definitie alle processen binnen het project.

Let op!

• • Rapportages, zoals een AVG-verwerkingsregister of een rapport voor de rechtmatigheidsverantwoording, kunnen (vaak) het beste vanuit de Viewer (App) gemaakt worden. Hierin staan natuurlijk de gepubliceerde versies van de formeel vastgestelde/goedgekeurde processen. Eventueel aanwezige gedeelde (concept/in bewerking zijnde) processen worden hierin niet meegenomen.

• Bij het converteren van gegevens in een brainstorm-diagram naar een proces kan de informatie op de memo nu ook worden geplaatst in het veld ‘Aantekeningen’.

Modeler/Viewer App

• Bij het exporteren van reacties (Modeler: via het tabblad ‘Reacties’ en de knop ‘Reacties exporteren’) wordt nu ook de procesnaam meegenomen.
• Bij het exporteren van reacties kunnen nu ook de reacties van meerdere processen tegelijk worden geëxporteerd.
• Het resultaat van de inhoud van een kruisrapportage is verbeterd en is niet meer afhankelijk van het in- of uitgeklapt zijn van proceskoppelingen.

Publisher

• Bij het koppelen van documenten aan een figuur op een overzicht wordt nu ook meervoudig selecteren ondersteund. Je kunt dus m.b.v. <Ctrl> en/of <Shift> in één keer meerdere documenten koppelen.
  
  
• Je kunt nu ook achter een figuur op een overzicht een nieuwe e-mail met vooringevuld e-mailadres koppelen. Je koppelt dan een document aan dit figuur met als URL “mailto: <e-mailadres>”, bijvoorbeeld “mailto: sales@engageprocess.com”. Wanneer een gebruiker in de Viewer (App) op dit figuur klikt op het overzicht dan wordt een nieuwe e-mail geopend met in het veld ‘Aan’ het e-mailadres ‘sales@engageprocess.com’.

Teamboard

• Het is nu mogelijk om zelf een nieuwe weergave (bijvoorbeeld Kanban) toe te voegen aan bestaande borden van elk gewenste soort, ongeacht het oorspronkelijk gekozen sjabloon.
• Bij het filteren kan nu ook op ‘Ja/Nee’-velden worden gefilterd.
• Bij het filteren kan nu ook op de inhoud van het veld ‘Labels’ worden gefilterd.
• Gedrag van het zoekveld rechtsboven is slimmer; wanneer een nummer wordt ingevuld, wordt er automatisch gezocht op het veld ‘ID’. Dit is het nummer van een werkitem of taak.
• Kaartjes van diverse kaartweergaves kunnen worden gesorteerd op ‘datum/tijd’-velden.
• Bij een export naar Excel kan er nu voor worden gekozen de standaardkolom met ‘Soort’ weg te laten, dus of het een werkitem of taak betreft.

Admin Center

• De informatie die wordt opgeslagen over gebruikers is uitgebreid met een ‘Weergavenaam’. Dit is de naam die overal zal worden getoond binnen de diverse modules. Deze is standaard opgebouwd uit: <voornaam> + <achternaam>, maar dit kan worden aangepast. Als er gebruik wordt gemaakt van Single Sign On (alleen beschikbaar binnen het Enterprise-abonnement) kan deze informatie ook automatisch worden overgenomen vanuit de Active Directory.