Algemeen

• Uitbreiding mogelijkheden Centrale Tabellen
  Steeds vaker zien we dat onze klanten gebruik maken van centrale tabellen en de mogelijkheden die hierbij horen. Dit maakt het o.a. mogelijk om risico’s met daarbij behorende beheersmaatregelen, AVG-gerelateerde informatie e.d. een plek te kunnen geven, maar ook om gegevensstromen inzichtelijk te maken, tijdens het in kaart brengen van je processen. Om dit nog beter te faciliteren, kunt je vanaf deze release:
  
  - Aangeven of een zelf aangemaakt tabeltype (= veld) binnen het Admin Center zich moet gedragen als het tabeltype ‘Document’. Zo kun je voor elk soort document (denk aan: werkinstructie, checklist, SLA) een eigen veld in de Modeler laten zien met daarachter een of meerdere tabellen met documenten van dat soort, gekoppeld.
  
  - Aangeven of de inhoud van de tabellen van een zelf aangemaakt tabeltype (= veld) binnen het Admin Center gebruikt kan worden bij ‘Invoer/uitvoer’ van een processtap. Dit maakt het nog beter mogelijk om gegevensstromen binnen je proces inzichtelijk te maken.

• Lancering Kenniscentrum voor gebruikers van Engage Process
  In de huidige versie van onze software krijg je door te klikken op het tabblad ‘Help’ of op ons logo (afhankelijk van de applicatie) toegang tot de handleiding, instructievideo’s, de Kennisbank, etc. Alleen binnen de handleiding was een zoekfunctie. Met de lancering van ons nieuwe Kenniscentrum brengen wij al deze hulpbronnen bij elkaar en kun je zoeken op àlle inhoud. Het wordt dus makkelijker om antwoord op je vraag te krijgen! Daarnaast ontsluiten we ook meer materiaal en zal dit in de toekomst alleen maar worden uitgebreid. De inhoud zal in vooralsnog bestaan uit:

- Handleidingen;
- Instructievideo’s;
- Configuraties;
- De Release Notes van de afgelopen 4 releases;
- Whitepapers;
- Toegang tot de ‘Voorbeeldenbibliotheek’ (= huidige Kennisbank).

De huidige Kennisbank gaat dus ook “op de schop”. De nieuwe naam wordt dus ‘Voorbeeldenbibliotheek’. Alle configuraties en whitepapers zullen dus in het nieuwe Kenniscentrum staan en niet meer in de Voorbeeldenbibliotheek. Hierin vind je dus alleen nog voorbeeldprocessen en voorbeelden van overzichten, zoals deze in de Publisher gemaakt kunnen worden. De inhoud van deze Voorbeeldenbibliotheek kun je downloaden, zodat je processen/overzichten kunt importeren in je eigen omgeving van Engage Process.

• Er zijn een aantal wijzigingen aangebracht in de user interface, inclusief wat naamswijzigingen. Deze aanpassingen zijn met name te merken in het Admin Center en de Modeler. De wijzigingen kunnen mogelijk invloed hebben op zelfgemaakt materiaal van de gebruiker.

Modeler

• De autorisatiemodule is uitgebreid, zodat je nu ook (van tevoren) kunt aangegeven wat de autorisatie moet zijn op de inhoud van een map. Zelfs wanneer deze map nog geen inhoud heeft. Dit heeft o.a. als voordeel dat je de mappenstructuur binnen een project kunt optuigen waarbij beheerders deze structuur wel kunnen aanpassen, maar gewone gebruikers niet. De gewone gebruiker kan/mag alleen maar bepaalde dingen binnen de voor gedefinieerde mappen.

Let op! Dit kan effect hebben op zelf gemaakt materiaal ter ondersteuning van de gebruikers van Engage Process binnen je organisatie.

• De editor voor teksten met opmaak – de Rich Text Editor – is verder verbeterd. Deze kan nu beter omgaan met combinaties van opmaak en het herkennen van de huidige opmaak in o.a. de velden ‘Omschrijving’ en ‘Opmerkingen’.

• Het is mogelijk om in één keer alle proceskoppelingen in een proces open of dicht te klappen door in het proces op de rechtermuisknop te klikken en deze optie te selecteren.
• De lay-out van het venster ‘Projectinstellingen’ is aangepast voor een betere gebruikersbeleving. Je vindt dit venster door op het tabblad ‘Bestand’ te klikken en vervolgens ‘Projectinstellingen’ te kiezen. Afhankelijk van je autorisatie zie je deze optie wel of niet.

Let op! Dit kan effect hebben op zelf gemaakt materiaal ter ondersteuning van de gebruikers van Engage Process binnen je organisatie.

• Het is mogelijk om bij de projectinstellingen in te stellen of de tabelwaarden moeten worden getoond in combinatie met de tabelnaam. Als dit is aangezet geeft dit de mogelijkheid om:
  • tabellen te gebruiken voor het onderverdelen/categoriseren van tabelregels, bijvoorbeeld rollen in bepaalde teams.
  • onderscheid te maken tussen tabelregels met dezelfde naam in verschillende tabellen, bijvoorbeeld de rol ‘manager’ in rollentabel ‘Financiën’.
  • zwembaanweergaves te maken op basis van tabelnamen voor eenvoudig inzicht. Bijvoorbeeld: welke stap wordt uitgevoerd door welk team (gebaseerd op de rol).
• Hij het invullen van invoer en uitvoer kunnen nu eigen tabeltypes worden gebruikt en wordt duidelijk de structuur met tabellen getoond.
• In sommige gevallen wordt door de Modeler een “preview” getoond van je proces om zodoende je eigen opmaak binnen het proces niet te verwijderen. Je kunt dan op de knop ‘Deze weergave toepassen’ klikken om aan het proces, zoals getoond in de preview, verder te werken. Hiermee gaan eventueel gemaakte lay-outaanpassingen verloren. In deze nieuwe release wordt automatisch een versie aangemaakt van het proces in de vorige lay-out, zodat je altijd weer terug kunt naar deze lay-out. Je eigen lay-out kan dus nooit (per ongeluk) verloren gaan. Het bekijken en terughalen van eerdere versies van bijv. je proces kun je doen via het tabblad ‘Samenwerken’ en de knop ‘Toon historie’.
• Voor RASCI-rapportages kan er nu – net als bij kruisrapportages – worden bepaald of deze wel of niet de informatie uit gekoppelde processen moeten meenemen.
• Het icoon dat wordt getoond bij je proces wanneer een (diagram)filter actief is, is aangepast. Deze is minder prominent aanwezig, staat nu linksboven i.p.v. rechtsboven en bevat een menu met de diverse filteropties wanneer je erop klikt.

Let op! Dit kan effect hebben op zelf gemaakt materiaal ter ondersteuning van de gebruikers van Engage Process binnen je organisatie.

• De uitwisseling van gegevens tussen de Modeler en uw robotics-, workflow- of (proces)architectuurapplicatie is verbeterd. De BPMN-export is namelijk uitgebreid en bevat nu ook alle informatie van de gebruikte tabellen en tabelregels. Dit maakt de Modeler nog beter bruikbaar voor het snel en eenvoudig ontwerpen van blauwdrukken voor het automatiseren van (stukken van) processen. Je kunt een proces downloaden als BPMN-bestand door linksboven op het tabblad ‘Bestand’ te klikken en vervolgens ‘Opslaan als’ en ‘Exporteren’ te kiezen.

(Proces)rapportages

• De exports naar Word en PDF bevatten nu ook eventuele afbeeldingen die in de velden Omschrijving, Opmerkingen en/of Aantekeningen zijn geplaatst.

Let op! Dit kan effect hebben op zelf gemaakt materiaal ter ondersteuning van de gebruikers van Engage Process binnen je organisatie.

• Kruisrapportages kunnen nu ook de tabel tonen van gebruikte rollen, documenten of voor onderdelen in eigen tabelsoorten. Het is mogelijk om je zelf aangemaakte eigenschappen op procesniveau op te nemen in zowel de Word- als PDF-export via het tabblad ‘Bestand’ en de optie ‘Afdrukken / Rapportage’.

Modeler/Viewer/Publisher

• Bij zwembaanweergaves wordt nu wanneer er met de muis op de naam van een zwembaan wordt stilgestaan een “tooltip” getoond met daarin de omschrijving van de betreffende rol of andere tabelwaarde waarop de zwembaan is gebaseerd. Deze omschrijving geef je mee in de kolom ‘Omschrijving’ van de tabel in het Admin Center.
• Bij de indicatoren onder de processtappen kan nu voor meer soorten processtappen zowel de start- als einddatum getoond worden.

Viewer/Viewer App

• De Viewer App is nu op aanvraag beschikbaar als APK-bestand. Dit maakt het mogelijk om de Viewer App buiten de Google Play Store om te kunnen installeren op Android-tablets.
• De Viewer App is aangepast voor compatibiliteit met iOS15.
• De iconen die de status van de goedkeuring van een proces laten zien, staan nu vóór de procesnaam zodat deze beter zichtbaar zijn bij processen met lange namen.

Let op! Dit kan effect hebben op zelf gemaakt materiaal ter ondersteuning van de gebruikers van Engage Process binnen je organisatie.

Publisher

• De Viewer-instellingen voor het automatisch schalen van overzichten en het gebruiken van de huidige tabelwaarden zijn verplaatst van gebruikers- naar organisatieniveau. Dit maakt het beheer eenvoudiger en de kans op het verkeerd instellen kleiner. De lay-out van het venster “Viewer instellingen’ is hierop aangepast.

Let op! Dit kan effect hebben op zelf gemaakt materiaal ter ondersteuning van de gebruikers van Engage Process binnen je organisatie.

Admin Center

• Het is nu mogelijk om bij het onderdeel ‘Tabellen’ eigen tabeltypes aan te maken die zijn gebaseerd op het standaard tabeltype ‘Documenten’. Dit betekent dat er extra eigenschappen kunnen worden opgeslagen voor deze tabeltypes en dat deze overal gebruikt kunnen worden waar ook de standaard tabeltype ‘Documenten‘ gebruikt wordt. U kunt dit aangeven bij het aanmaken/wijzigen van een tabeltype m.b.v. het veld ‘Gebaseerd op’.

Let op! Dit kan effect hebben op zelf gemaakt materiaal ter ondersteuning van de gebruikers van Engage Process binnen je organisatie.

• De opties bij ‘Bereik’ van een tabeltype zijn uitgebreid. Het is nu mogelijk om per tabeltype in te stellen of deze ook als invoer en uitvoer bij een processtap kunnen worden opgegeven.

Let op! Dit kan effect hebben op zelf gemaakt materiaal ter ondersteuning van de gebruikers van Engage Process binnen je organisatie.

• De omschrijving die per tabelregel kan worden ingevoerd ondersteunt nu opmaak. Dit betekent o.a. dat hier eenvoudig hyperlinks aan toegevoegd kunnen worden, bijv. naar uitgebreide interne documentatie voor rol- functieomschrijvingen.
• Het is mogelijk om tabellen te kopiëren binnen hetzelfde tabeltype. Handig als er bijvoorbeeld veel verschillende teams zijn met dezelfde rollen in elk team. Om hier gebruik van te kunnen maken, selecteer je de tabel die je wilt kopiëren en druk je rechtsboven op de knop ‘Kopieer tabel’.

Let op! Dit kan effect hebben op zelf gemaakt materiaal ter ondersteuning van de gebruikers van Engage Process binnen je organisatie.

• Bij het onderdeel ‘Notificaties’ (voorheen: 'Berichten') kan worden ingesteld of de e-mails m.b.t. goedkeuring wel/niet moeten worden verstuurd.

Let op! Dit kan effect hebben op zelf gemaakt materiaal ter ondersteuning van de gebruikers van Engage Process binnen je organisatie.

Teamboard

• Het is nu mogelijk om meerdere gearchiveerde meldingen te selecteren en in één keer terug te zetten of te verwijderen.
• Het is mogelijk om lange tekstvelden automatisch te laten groeien op basis van de inhoud. Hierdoor blijven de meeste invulformulieren een stuk compacter.
• Het is mogelijk om zelf toegevoegde werkitem-soorten ook weer te verwijderen bij de bordinstellingen. De bordinstellingen kun je inzien door bovenaan de applicatie op het tandwiel te klikken naast de naam van het bord.