Privacyverklaring

1. PERSOONSGEGEVENS EN DOELEINDEN

In deze paragraaf beschrijven we de categorieën persoonsgegevens die we ontvangen en de doelen voor de verwerking van deze gegevens.

A. Abonnementsovereenkomsten

Wanneer een klant een abonnement aanvraagt voor een van onze oplossingen, vragen we de klant om gegevens aan te leveren. We bieden zowel studenten- als zakelijke abonnementen aan. Verzoeken voor abonnementen worden ontvangen via onze webshop, formulieren op onze website, e-mail en telefoon. Het verstrekken van deze informatie/gegevens is een vereiste om een abonnement te verkrijgen.

Doeleinden: In deze fase verwerken we gegevens om een abonnement te verkrijgen voor toegang tot een van onze tools. Afhankelijk van het type abonnement verwerken we de volgende gegevens:

B. Gebruik van Abonnementen

Voor het gebruik van onze tooling verwerken we de zakelijke e-mailadressen en wachtwoorden van gebruikers, evenals gegevens over het gebruik van onze tool. Deze gegevens bestaan uit: logs [naam van de maker, laatste bewerkingsdata en het type records dat door gebruikers wordt bewerkt] en [specifieke toolcomponenten die worden benaderd/gebruikt door de gebruiker]. Voor studentenabonnementen is de klant altijd de gebruiker. Voor zakelijke abonnementen kan de beheerder extra gebruikersaccounts aanmaken. Voor dergelijke extra accounts verwerken we het e-mailadres, de achternaam en voornaam zoals hierboven vermeld.

Doeleinden: We verwerken deze gegevens om toegang te bieden tot de functies van de tooling.

Purposes: We process this data for providing access to the functions of the tooling. 

C. Trainingen Aan Gebruikers Geven en Gebruikersbijeenkomsten Organiseren.

We bieden trainingen aan onze klanten en organiseren gebruikersconferenties en bijeenkomsten. We ontvangen de namen van deelnemer(s) en vaak ook hun e-mailadres.

Doeleinden: We verwerken deze gegevens voor het plannen en organiseren van trainingen en sessies, voor het versturen van uitnodigingen en materialen, en vaak ook na de bijeenkomst om een kopie van eventuele presentaties te versturen.

D. Facturatie

Wanneer we een factuur verzenden en betalingen innen, gebruiken we de gegevens zoals beschreven in paragraaf A voor elk zakelijk abonnement. We verwerken ook een betalingsgeschiedenis van het bedrijf en eventuele gegevens die we hebben geregistreerd tijdens contact over onze facturen en incasso's. Na afloop van een abonnement bewaren we deze informatie in overeenstemming met wettelijke en fiscale vereisten.

Doeleinden: We verwerken deze gegevens voor het verzenden van facturen, verwerken van betalingen en, indien nodig, beheren van incasso's.

E. Relationship Data

Naast gegevens die nodig zijn om een abonnement af te sluiten en te gebruiken, verwerken we gegevens voor het opzetten en beheren van een zakelijke relatie. Dit omvat de contactgegevens van eventuele toekomstige gebruikers van onze oplossingen en andere personeelsleden van uw bedrijf, zoals IT-personeel of compliance-medewerkers. Relatiegegevens omvatten: naam van het bedrijf, afdeling, naam van de werknemer, functie, zakelijk e-mailadres en zakelijk telefoonnummer.

Doeleinden: We verwerken persoonsgegevens om de zakelijke relatie met het bedrijf op te zetten en te onderhouden, bijvoorbeeld voor het versturen van offertes. Ook onderhouden we contactgegevens van de besluitvormers van uw bedrijf. Contactgegevens worden niet gebruikt voor directe marketing, maar kunnen nieuwsbrieven bevatten.

F. Onze Nieuwsbrieven

Voor het verzenden van onze nieuwsbrieven gebruiken we uw naam en e-mailadres. Onze nieuwsbrieven bevatten functionele informatie over onze tooling, informatie over ontwikkelingen binnen ons bedrijf en informatie over procesmanagement. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om direct marketing van ons te ontvangen via e-mail. Wij sturen nooit direct marketing zonder voorafgaande toestemming. Voor het versturen van e-mails gebruiken wij een e-mailservice waarmee we kunnen zien of de nieuwsbrieven of mailings worden geopend; we gebruiken deze gegevens binnen de omgeving van onze tooling. Nieuwsbrieven worden ook verzonden naar personen die op onze website hebben aangegeven interesse te hebben in onze diensten. Onze e-mails bevatten altijd een opt-out-link. U kunt deze gebruiken om aan te geven dat u de e-mails niet langer wilt ontvangen.

Doeleinden: We verwerken uw persoonsgegevens voor het versturen van nieuwsbrieven en om inzicht te krijgen van onze klanten in hoe de tools worden gebruikt en verder kunnen worden ontwikkeld. Wanneer u een potentiële klant bent, gebruiken we uw gegevens om inzicht te krijgen in uw interesse in onze tools en diensten.

2. RECHTSGROND

De algemene rechtsgrond voor ons om uw gegevens te gebruiken is vervat in onze abonnementen. Daarnaast verwerken we persoonsgegevens om te voldoen aan wetten en juridische richtlijnen, zoals die voor het beheren van de financiën en belastingen van ons bedrijf. Bij het monitoren van gebruiksgegevens of gegevens over e-mailclicks hebben we het wettelijke recht dit te doen. Dit is gebaseerd op ons recht om inzicht te krijgen in het gebruik van onze tooling en uw interesse daarin; we gebruiken deze gegevens om onze tooling en diensten verder te verbeteren.

3. MET WIE DELEN WE GEGEVENS?

Uw gegevens worden gedeeld met onze medewerkers en partners als zij deze nodig hebben om onze diensten te leveren. Onze medewerkers en partners zijn wettelijk gebonden om uw gegevens vertrouwelijk te houden. We delen uw gegevens ook met onze leveranciers en externe partijen wanneer dat nodig is om onze SaaS-/Cloud-diensten te ondersteunen en onze administratie te beheren. We hebben overeenkomsten ondertekend met alle diensten die we gebruiken. Deze overeenkomsten voldoen aan de richtlijnen van de AVG-regels.

4. OPSLAGPERIODE

Klantgegevens worden door ons opgeslagen en gebruikt gedurende de looptijd van de abonnementen en tot 6 maanden daarna in back-ups van onze oplossingen. Relatiegegevens worden daarnaast opgeslagen zolang medewerkers in dienst zijn van onze zakelijke relaties.

5. INTERNATIONALE GEGEVENSOVERDRACHT

Alle persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen binnen de EU.

6. WIJZIGINGEN IN ONZE PRIVACYVERKLARING

Onze privacyverklaring kan in de loop van de tijd veranderen. We zullen onze klanten informeren over deze wijzigingen via onze nieuwsbrief en via onze webshop.

7. UW RECHTEN EN CONTACTGEGEVENS

Op grond van de wet heeft u het recht om:

• Informatie te ontvangen over welke gegevens van u wij verwerken
• Persoonsgegevens van u te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen
• De verwerking van uw persoonsgegevens te stoppen
• De hoeveelheid gegevens die wij van u bewaren te beperken
• Uw persoonsgegevens niet door te sturen naar andere partijen
  
  

We zullen uw verzoek accepteren en beoordelen in lijn met de AVG. We zullen op uw verzoek reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek. Voor vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen via e-mail op office@engageprocess.com of telefonisch via +44 2045927949.

8. VERANTWOORDELIJKE PERSONEN BIJ ENGAGE PROCESS EN ESCALATIEPROCEDURE

De Chief Technology Officer (CTO) van Engage Process is verantwoordelijk voor alle databeveiligings- en privacyregels. De CTO is lid van het Management Team. Bij een (mogelijke) datalek of andere compromitterende situatie zal de CTO onmiddellijk de situatie onderzoeken, zoeken naar mogelijke oorzaken, correcties aanbrengen en verbeteringen implementeren waarmee een herhaling kan worden voorkomen. De CTO zal deze bevindingen rapporteren aan het managementteam en aan de directeur. Alle partijen die betrokken zijn bij de overtreding worden geïnformeerd volgens de AVG-regelgeving. De CTO zal indien nodig de CEO informeren in ernstige situaties, zoals bepaald/geclassificeerd door het Management Team.