Engage Process BV

Privacyverklaring

Engage Process B.V. inclusief haar dochteronderneming Engage Process UK Ltd, hierna gezamenlijk te noemen “Engage”, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij dit doen..

Aangaan van een software-abonnement en facturatie
Engage levert abonnementen aan organisaties waar medewerkers van die organisatie gebruik van maken. Voor dat doel gebruiken we zakelijke contactgegevens van betrokken personen om de afspraken voor onze dienstverlening te maken en voor de facturatie. Engage biedt ook abonnementen voor studenten aan. De persoonsgegevens zijn in dat geval de contactgegevens van de student beperkt tot het mailadres gekoppeld aan het internet domein van de school.

Klantrelatie
Naast de zakelijke persoonsgegevens die nodig zijn voor het afsluiten en gebruik van de abonnementen, verwerken we ook persoonsgegevens voor het beheren van de zakelijke relaties. Het gaat dan om de contactgegevens van beslissers en andere medewerkers van het bedrijf, zoals IT-personeel, management en compliance-medewerkers. Deze persoonsgegevens omvatten de naam, het zakelijke e-mailadres en het zakelijke telefoonnummer van de desbetreffende personen

Nieuwsbrieven
Voor het verzenden van onze nieuwsbrieven gebruiken we naam en zakelijke e-mailadressen van klanten en prospects. Bezoekers van de website en gebruikers van het platform kunnen ervoor kiezen om marketinginformatie van ons te ontvangen. Bij het versturen van nieuwsbrieven gebruiken wij een e-mailservice waarmee we kunnen zien of deze worden geopend zodat we inzicht krijgen in de mate waarin de mails gelezen worden en qua inhoud appelleren aan de interesse van de ontvangers.

3. WETTELIJKE GRONDSLAGEN

Voor het aangaan, gebruiken en factureren van een abonnement verwerken wij persoonsgegevens voor het uitvoeren van de overeenkomst die de organisatie en Engage zijn aangegaan.
Voor trainingen, conferenties en bijeenkomsten verwerken wij persoonsgegevens op basis van inschrijving, waarbij de deelnemer toestemming geeft voor het verwerken van persoonsgegevens.
Voor het onderhouden van een klantrelatie verwerken wij zakelijke persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Voor het sturen van nieuwsbrieven baseren wij ons op de overeenkomst die de organisatie en Engage zijn aangegaan. In het geval van marketing-gerichte nieuwsbrieven baseren wij ons op de daartoe gegeven toestemming. Onze nieuwsbrieven bevatten altijd een opt-out-link.
Bij het monitoren van gebruik van de Engage oplossing alsook het openen van nieuwsbrieven baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om inzicht te krijgen in het gebruik van het Engage platform c.q. de interesse voor de nieuwsbrieven. We gebruiken deze gegevens om onze oplossing en de inhoud van de nieuwsbrieven verder te verbeteren.
Ook verwerken we persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke richtlijnen, waaronder de belastingwetgeving

5. DUUR VAN HET GEBRUIK
In geval van uitdiensttreding van een werknemer van de organisatie die een abonnement op de Engage oplossing heeft, dan dient de beheerder van de organisatie het betreffende account te verwijderen. Indien de organisatie als geheel het abonnement op de Engage oplossing opzegt, dan verwijdert Engage de persoonsgegevens binnen vijf jaar na die beëindiging.

Ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens voor het beheer van de zakelijke relatie geldt dat deze informatie wordt verwerkt zolang Engage van mening is dat er een gerechtvaardigd belang is om dit te doen.

Detail van onze bewaartermijnen is opgenomen in onze Data Retention Policy, op te vragen is via office@engageprocess.co

7. BEVEILIGING

Engage neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en zorgt voor passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Voor vragen over het gebruik of eventueel misbruik kunt u contact opnemen met office@engageprocess.com.

Engage hanteert een informatie security management systeem en is momenteel bezig om zich te laten certificeren op basis van de ISO 27001 normering.

De Chief Technology Officer (CTO) van Engage Process is verantwoordelijk voor de beveiliging en vervult de rol van Data Protection Officer (DPO). De CTO wordt ondersteund door een Information Security Officer (ISO) en een Application Security Manager (ASM).

Bij een (mogelijk) datalek of andere compromitterende situatie zal de CTO, met zijn team, onmiddellijk de situatie onderzoeken, correcties aanbrengen en verbeteringen implementeren waarmee een herhaling kan worden voorkomen.

9. UW RECHTEN

U heeft het recht om:

Informatie te ontvangen over welke persoonsgegevens van u wij verwerken
Uw persoonsgegevens te laten corrigeren, aan te laten vullen of te laten verwijderen
De verwerking van uw persoonsgegevens te stoppen
De hoeveelheid gegevens die wij van u verwerken te beperken
Uw persoonsgegevens niet door te laten sturen naar andere partijen
Uw persoonsgegevens in een digitaal formaat te ontvangen

U kunt een verzoek indienen via office@engageprocess.com. We zullen het verzoek beoordelen en binnen 1 maand reageren.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, of reageren wij niet correct op een verzoek, dan stellen we het op prijs als u ons dat vertelt via office@engageprocess.com. Maar u heeft ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.