Engage Process BV

Privacyverklaring

Engage Process B.V. inclusief haar dochteronderneming Engage Process UK Ltd, hierna gezamenlijk te noemen “Engage”, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij dit doen.

1. PERSOONSGEGEVENS, DOELEINDEN EN GRONDSLAGEN

Aangaan van een software-abonnement en facturatie

Engage levert abonnementen voor gebruik van haar platform aan organisaties. Voor het sluiten van de overeenkomst en de facturatie verwerken wij zakelijke contactgegevens. Bij studentenabonnementen gaat het uitsluitend om het e-mailadres op het internetdomein van de school. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Gebruik van het platform
Voor het gebruik van het platform verwerken wij voor- en achternaam, zakelijk e-mailadres, wachtwoord en gebruiksgegevens. Het eerste account maken wij aan; overige accounts beheert de klant zelf. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om het platform te verbeteren.

Trainingen, conferenties, bijeenkomsten
Voor het uitnodigen voor en organiseren van trainingen, conferenties en bijeenkomsten en het nasturen van materiaal verwerken wij naam, zakelijk e-mailadres en rol van deelnemers. Grondslag: toestemming bij inschrijving.

Klantrelatie
Voor het beheren van de zakelijke relatie verwerken wij naam, zakelijk e-mailadres en zakelijk telefoonnummer van beslissers en medewerkers, zoals IT, management en compliance. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Nieuwsbrieven
Voor onze nieuwsbrieven verwerken wij naam en zakelijk e-mailadres van klanten en prospects. Onze e-mailservice registreert of een nieuwsbrief wordt geopend, zodat wij de inhoud kunnen verbeteren. Elke nieuwsbrief bevat een opt-out-link. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en toestemming voor marketingnieuwsbrieven. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder belastingwetgeving. Grondslag: wettelijke verplichting.

4. BEWAARTERMIJNEN
In geval van uitdiensttreding van een werknemer van de organisatie die een abonnement op de Engage oplossing heeft, dan dient de beheerder van de organisatie het betreffende account te verwijderen. Indien de organisatie als geheel het abonnement op de Engage Process oplossing opzegt, dan verwijdert Engage Process de persoonsgegevens 6 maanden na die beëindiging. Ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens voor het beheer van de zakelijke relatie geldt dat deze informatie wordt verwerkt zolang er een gerechtvaardigd belang is om dit te doen. Onze bewaartermijnen staan in onze Data Retention Policy, op te vragen via office@engageprocess.com.

6. BEVEILIGING EN CERTIFICERING
Engage neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en zorgt voor passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Voor vragen over het gebruik of eventueel misbruik kunt u contact opnemen met office@engageprocess.com.

Engage hanteert een informatie security management systeem en is ISO 27001 gecertificeerd. De Chief Technology Officer (CTO) is verantwoordelijk voor de beveiliging en vervult de rol van Data Protection Officer (DPO), ondersteund door een Information Security Officer en een Application Security Manager.

Bij een (mogelijk) datalek onderzoekt de CTO met zijn team de situatie onmiddellijk, herstelt deze en voorkomt herhaling.

8. UW RECHTEN
U heeft het recht om:
▪ Informatie te ontvangen over welke persoonsgegevens van u wij verwerken
▪ Uw persoonsgegevens te laten corrigeren, aan te laten vullen of te laten verwijderen
▪ De verwerking van uw persoonsgegevens te stoppen
▪ De hoeveelheid gegevens die wij van u verwerken te beperken
▪ Uw persoonsgegevens niet door te laten sturen naar andere partijen
▪ Uw persoonsgegevens in een digitaal formaat te ontvangen

U kunt een verzoek indienen via office@engageprocess.com. We zullen het verzoek beoordelen en binnen 1 maand reageren.
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan of over onze reactie op een verzoek, laat het ons weten via
office@engageprocess.com. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.